西华师范大学大学关于举办国际学术会议的管理细则和申报程序

作者: 时间:2018-06-29 点击数:

为了进一步规范和加强我校举办国际学术会议的管理工作,根据国家有关规定和要求,结合我校实际,特制定本细则。

一、国际合作处为我校国际学术会议的归口管理单位,负责受理会议的申报和管理。

二、凡在我校举办的国际学术会议,应有利于增强我校在国内外的学术影响力和国际竞争力,促进学科发展和国际交流。

三、我校所属单位在申请以我校名义举办国际学术会议时应首先明确我校为会议的主办者或承办者;由校外其它单位主办、我校承办的国际学术会议在申报时必须提供主办方的委托函或任务批件。

四、普通国际学术会议和重大国际学术会议的定义。重大国际学术会议,指外宾人数在100人以上或总人数在400以上的社科类国际会议,外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术专业领域的专业或学术性国际会议;有外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议;邀请党和国家领导人出席的国际会议;其他事关我核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题等的国际会议。其他为一般国际学术会议。

五、重大国际会议须提前至少一年、一般国际会议须提前至少三个月申报。未经批准不得擅自对外申办或承诺举办国际学术会议;未经报批不得在会议召开时擅自更改批件上的会议举办时间和地点。

六、会议主办单位(院、系、所)应组成相关的学术委员会和组织委员会,会议的学术负责人和组织委员会应有相应的学术地位和组织能力,能承担会议的学术活动和具体会务工作。重大国际会议应制定应急方案。

会议的会务工作,即会议的场地、用车、与境内外代表的联系、接送、住宿、用餐等,由主办或承办单位负责落实。  

七、会议经费由主办单位自筹解决。会议经费由我方全额负担或由与会各方分担的,应统一按照会议标准制定经费预算,我方负担的经费应纳入部门预算管理。

八、一般国际学术会议,不邀请省、市以及国家领导出席。如属高规格会议,需请省、市以及国家领导出席开幕式,会议主办单位应提前至少一个月提出书面申请(附会议开幕式议程、主要代表名单、领导发言稿等)报学校国际合作处。未经批准,任何单位和个人不得擅自邀请。

学校领导原则上不出席国际学术会议开幕式,如确有必要,主办单位应提前至少两周提出申请,并将领导发言稿(中英文)等报学校国际合作处。

九、会议结束后,主办单位应在15天内向国际合作处提交会议总结、照片等资料。总结报告内容包括:会议名称、时间、地点、主题、主办单位和学术负责人,与会中、外宾实到人数,收到中、外论文数量;会议概况、成果,会议产生的实际影响和未来趋势。

十、双边会议及两岸会议可参考本细则。

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